Unterlagen für den Immobilienverkauf: Checklisten für Haus, Wohnung und Mietshaus

Welche Unterlagen für den Hausverkauf benötigt werden, hängt von der Immobilie ab. Grundbuch, Bauunterlagen, Flächenberechnung und Energieausweis bilden häufig die Basis. Bei einer Eigentumswohnung kommen WEG-Unterlagen hinzu, bei einem Mietshaus außerdem die vollständigen Miet- und Ertragsunterlagen.

Vollständige Dokumente erleichtern Bewertung, Käuferprüfung und Finanzierung. Sie ersetzen jedoch keine Klärung, wenn genehmigte Nutzung, tatsächlicher Zustand und vorhandene Pläne voneinander abweichen.

Welche Unterlagen braucht man für den Hausverkauf?

Die Einsicht in das Grundbuch setzt grundsätzlich ein berechtigtes Interesse voraus. Persönliche Unterlagen sollten deshalb nicht über vermeintliche allgemeine Auskunftsportale wahllos bestellt oder weitergegeben werden. ^[1]

Zusätzliche Unterlagen beim Verkauf einer Eigentumswohnung

• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung einschließlich Änderungen;
• zugehörige Aufteilungspläne und Angaben zu Sondernutzungsrechten;
• aktueller Wirtschaftsplan und die einschlägigen Jahresabrechnungen;
• aktueller Nachweis über die Erhaltungsrücklage;
• relevante Protokolle, Beschlusssammlung und Angaben zu laufenden Verfahren;
• beschlossene oder konkret absehbare größere Maßnahmen und Sonderumlagen;
• gegebenenfalls Regelungen zur Verwalterzustimmung.

Prüfen Sie, ob Wohnung, Keller, Stellplatz und Garten tatsächlich so zugeordnet sind, wie sie angeboten werden sollen. Eine praktische Nutzung über viele Jahre beweist noch kein entsprechendes Sondernutzungs- oder Sondereigentumsrecht. Die rechtliche Zuordnung ergibt sich aus den maßgeblichen Unterlagen. ^[2]

Unterlagen können regelmäßig bei der Verwaltung angefragt werden. Wie viele zurückliegende Abrechnungen oder Protokolle benötigt werden, richtet sich nach Sachverhalt und Käufer- beziehungsweise Bankanforderung. Eine feste Anzahl ist nicht für jeden Verkauf gesetzlich vorgeschrieben.

Zusätzliche Unterlagen für vermietete Objekte

• Mietverträge und sämtliche wirksamen Nachträge;
• aktuelle Mietaufstellung mit Fläche, Nettokaltmiete und Nebenkostenvorauszahlung je Einheit;
• Dokumentation von Mietanpassungen, Zahlungseingängen und Rückständen;
• Kautionsunterlagen sowie offene Vereinbarungen mit Mietern;
• Betriebskostenabrechnungen und tatsächliche Eigentümerkosten;
• Leerstandsübersicht und Informationen zu laufenden Streitigkeiten;
• Instandhaltungsplanung sowie vorhandene Prüf- und Wartungsnachweise.

Die Mietaufstellung sollte mit den Verträgen und der Buchhaltung übereinstimmen. Eine angekündigte Erhöhung wird separat von der aktuell vereinbarten Miete ausgewiesen. Bei einem Mehrfamilienhaus erleichtert diese Trennung die Bewertung von Erträgen und Risiken.

Wann muss der Energieausweis vorliegen?

Bei einem Verkauf ist grundsätzlich ein Energieausweis erforderlich, soweit kein gültiger Ausweis oder eine gesetzliche Ausnahme vorliegt. Spätestens bei der Besichtigung gelten Vorlagepflichten; die konkreten Regeln ergeben sich aus § 80. ^[3]

Liegt bei Veröffentlichung einer kommerziellen Immobilienanzeige ein Ausweis vor, müssen die einschlägigen Pflichtangaben in die Anzeige übernommen werden. Dazu gehören bei Wohngebäuden unter anderem Ausweisart, Endenergiekennwert, wesentlicher Energieträger, das angegebene Baujahr und die Effizienzklasse. ^[4]

Ob ein Verbrauchs- oder Bedarfsausweis passend ist, lässt sich nicht allein an der Zahl der Wohnungen festmachen. Bei bestimmten älteren Wohngebäuden mit weniger als fünf Wohnungen gelten zusätzliche Voraussetzungen. Der Aussteller sollte den konkreten Fall prüfen.

Baulasten und weitere Besonderheiten gesondert abfragen

Je nach Objekt können zusätzlich Baulastenauskunft, Altlastenauskunft, Erschließungsinformationen, Denkmalschutzunterlagen oder Erbbaurechtsverträge wichtig sein. Diese Informationen stehen nicht zwangsläufig vollständig im Grundbuch. Klären Sie die zuständigen Stellen anhand der konkreten Lage in Krefeld, Düsseldorf oder der jeweiligen Niederrheinkommune.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen ausgebaute Dachgeschosse, Anbauten und frühere Gewerbeflächen. Eine schöne Zeichnung oder eine vorhandene Flächenangabe ist kein Nachweis für eine genehmigte Wohnnutzung.

Wo Sie welche Auskunft erhalten, ist in Nordrhein-Westfalen klar verteilt: Das Baulastenverzeichnis führt die Bauaufsichtsbehörde, in Düsseldorf und Krefeld also das Bauaufsichtsamt der jeweiligen Stadt. Den Grundbuchauszug erteilt das Grundbuchamt beim zuständigen Amtsgericht, Flurkarte und Liegenschaftsauszug die Katasterbehörde der Stadt beziehungsweise des Kreises.

Die Unterlagen in einer brauchbaren Reihenfolge ordnen

1. Bestand erfassen: Vorhandene Dokumente nach Eigentum, Bau, Fläche, Energie, Kosten und Vermietung ablegen.
2. Widersprüche markieren: Abweichende Flächen, fehlende Nachträge oder ungeklärte Nutzungen ausdrücklich festhalten.
3. Fehlendes gezielt beschaffen: Zuständigkeit, Bearbeitungszeit und Kosten vor der Bestellung klären.
4. Prüfstand dokumentieren: Zwischen erhaltenen, veralteten und noch ausstehenden Unterlagen unterscheiden.
5. Weitergabe steuern: Sensible Daten nur im erforderlichen Umfang und an geeignete Empfänger herausgeben.

Häufige Fragen zu Verkaufsunterlagen

Muss alles vor dem ersten Interessentenkontakt vorliegen?

Nicht jede Unterlage wird im selben Schritt benötigt. Entscheidende Angaben, gesetzliche Pflichten und bekannte Besonderheiten sollten jedoch vor der Vermarktung geklärt sein. Fehlende Dokumente müssen im Ablauf berücksichtigt werden.

Reicht der alte Grundriss aus dem Kaufvertrag?

Nur wenn er den maßgeblichen Zustand zutreffend wiedergibt und seine Grundlage nachvollziehbar ist. Spätere Umbauten und Abweichungen sind zu prüfen.

Wie aktuell muss ein Grundbuchauszug sein?

Er muss für die jeweilige Prüfung hinreichend aktuell sein. Banken können konkrete Anforderungen stellen. Eine pauschale gesetzliche Gültigkeit von beispielsweise drei Monaten gilt nicht für jeden Verkaufsfall.

Wie lange ist ein Energieausweis gültig?

Ein Energieausweis wird für eine Gültigkeitsdauer von zehn Jahren ausgestellt (§ 79 GModG). Ist er abgelaufen, muss vor der Vermarktung ein neuer Ausweis vorliegen.

Welche zusätzlichen Unterlagen brauche ich nach einem Erbfall?

Neben den Objektunterlagen einen Nachweis der Erbfolge, in der Regel einen Erbschein oder ein notarielles Testament mit Eröffnungsniederschrift. Ohne diesen Nachweis kann das Grundbuch nicht auf die Erben berichtigt und der Verkauf nicht vollzogen werden. Mehr dazu im Ratgeber Immobilie geerbt.

Den Verkauf mit vollständigen Informationen vorbereiten

Ich unterstütze Eigentümer dabei, die Objektunterlagen zu sichten und den weiteren Verkaufsprozess zu strukturieren. Den Gesamtweg erläutert der Ratgeber Haus verkaufen in zehn Schritten. Für die erste Einordnung ist die Wertermittlung und Marktanalyse der passende Ausgangspunkt.

Unterlagen und Verkaufsvorbereitung besprechen

Wie ich Sie bei der Vermarktung vor Ort begleite, erläutern die Seiten zum Immobilienverkauf in Krefeld und Immobilienverkauf in Düsseldorf.

Quellen und fachliche Grundlagen

1. § 12 GBO – Grundbucheinsicht und Abschriften
2. Wohnungseigentumsgesetz – Grundlagen zu Zuordnung und Gemeinschaft
3. § 80 GModG – Ausstellung und Verwendung von Energieausweisen
4. § 87 GModG – Pflichtangaben in einer Immobilienanzeige
5. § 79 GModG – Grundsätze des Energieausweises, Gültigkeitsdauer

Fachlicher Stand: 31. Oktober 2026. Alle Quellen zuletzt abgerufen am 31. Oktober 2026. Beitragsbild: KI-generiertes Symbolbild.